Wirtschaftsidentifikationsnummer
I. Allgemeines
Seit Herbst 2024 erhalten alle wirtschaftlich tätigen Personen und Unternehmen in Deutschland vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) antragslos eine Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.). Wirtschaftlich tätig sein, können natürliche Personen, juristische Personen und Personenvereinigungen (§ 139a Abs. 3 AO). Die W-IdNr. dient gemäß §§ 139a und 139c AO der eindeutigen Identifizierung von wirtschaftlich Tätigen in Besteuerungs- und Verwaltungsverfahren.
Die Einführung der W-IdNr. ähnelt der bereits seit 2008 bestehenden Steuer-Identifikationsnummer für alle Bürger in Deutschland. Die neue Regelung gilt für Unternehmen und Freiberufler und soll die Kommunikation mit Behörden erleichtern sowie zur Vereinfachung und Automatisierung steuerlicher Prozesse beitragen (vgl. Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 28.12.2023).
II. Vergabe der Wirtschafts-Identifikationsnummer
Die W-IdNr. wird automatisch durch das BZSt allen wirtschaftlich Tätigen ohne Antrag zugeteilt. Für Gewerbetreibende, Einzelkaufleute und Freiberufler bedeutete dies, dass sie zusätzlich zur Steuer-ID eine W-IdNr. erhalten, um private und betriebliche Bereiche klar zu trennen. Wer mehrere unternehmerische Tätigkeiten ausübt, erhält für jede einzelne Tätigkeit eine separate W-IdNr., um die jeweiligen Geschäftsfelder voneinander abzugrenzen.
Wirtschaftlich Tätige, die gesetzlich zum Abführen von der Umsatzsteuer verpflichtet oder Kleinunternehmer nach § 19 UstG sind, erhalten ihre W-IdNr. seit November 2024. In den übrigen Fällen erfolgt die Vergabe und Mitteilung zu einem späteren Zeitpunkt bis voraussichtlich 2026. Bei Neugründung wird die W-IdNr. im Rahmen des steuerlichen Erfassungsverfahrens mitgeteilt. Aufgrund technischer und organisatorischer Anforderungen wird die Vergabe in mehreren Stufen ablaufen, und der Starttermin wird frühzeitig bekannt gegeben. Falls gesetzliche Regelungen die Angabe der W-IdNr. verlangen, ist diese erst ab dem Zuteilungszeitpunkt erforderlich.
Für die Mitteilung sind folgende Wege vorgesehen:
- Öffentliche Mitteilung: für wirtschaftlich Tätige, die bereits über eine USt-IdNr. verfügen,
- Mitteilung über Elster für wirtschaftlich Tätige, die über keine USt-IdNr. verfügen.
Aus datenschutzrechtlichen Gründen ist eine Mitteilung per E-Mail oder Telefon ausgeschlossen.
1. Öffentliche Mitteilung
Zu beachten ist, dass wirtschaftlich Tätigen, denen bereits vor der Einführung der W-IdNr. eine USt-IdNr. vergeben wurde, die W-IdNr. nicht separat mitgeteilt wird, da sich beide Nummern entsprechen.
Diejenigen, die bis zum 30. November 2024 schon eine USt-IdNr. erhalten haben, werden durch eine öffentliche Mitteilung im Bundessteuerblatt darüber informiert, dass ihre USt-IdNr. ab dem 03.12.2024 auch als W-IdNr. zu verwenden ist.
2. Mitteilung über Elster
Die Mitteilung der W-IdNr. bei wirtschaftlich Tätigen, die keine USt-IdNr. besitzen oder ihre wirtschaftliche Tätigkeit neu aufnehmen, erfolgt über das ELSTER-Benutzerkonto. Dafür muss ein ELSTER-Benutzerkonto vorhanden und der Mitteilung über ELSTER zugestimmt worden sein.
Zur genauen Vorgehensweise wird auf die Homepage des Bundeszentralamtes für Steuern verwiesen.
III. Aufbau der W-IdNr.
Die W-IdNr. besteht aus dem Länderkennzeichen „DE“ und neun Ziffern. Zu den neun Ziffern kommt eine mit Bindestrich getrenntes 5-stellige weitere Zahlenabfolge hinzu. Diese dient der eindeutigen Identifizierung. Die Zahlen setzen sich laufend für jede einzelne wirtschaftliche Tätigkeit fort, sie beginnen mit 00001, 00002, 00003 usw.
Beispiel:
- W-IdNr.: DE123456789
- W-IdNr. + Unterscheidung für die erste wirtschaftliche Tätigkeit: DE123456789-00001 usw.
IV. Einsatz der W-IdNr.
§ 139c Abgabenordnung trifft Regelungen zur Wirtschaftsidentifikationsnummer. Sie wird zunächst zur Identifikation im Besteuerungsverfahren verwendet und dient auch zur Eintragung im Unternehmensbasisdatenregister. Das Once-Only-Prinzip liegt dem neuen Verfahren zugrunde; Mehrfachanmeldungen der Stammdaten an unterschiedlichen Registern sollen nicht mehr vorkommen. Es wurde eine Änderung des § 139c Abs. 6a vorgenommen, um den spezifischen behördenübergreifenden Datenaustausch zu ermöglichen. Dadurch wird auch eine Authentifizierung in den Nutzerkonten des Onlinezugangsgesetzes ermöglicht.
Sobald ein Gesetz die Angabe vorschreibt, müssen wirtschaftlich Tätige die Nummer entsprechend in Formularen und Dokumenten angeben. Dies ist in folgenden Fällen denkbar: Beantragung von Fördermitteln oder Abwicklung von Handelsgeschäften.
V. Unterschied der Umsatzsteueridentifikationsnummer zur Wirtschaftsidentifikationsnummer
Die USt-IdNr. dient speziell dem innergemeinschaftlichen Handel innerhalb der EU und ist für Unternehmen relevant, die Waren oder Dienstleistungen grenzüberschreitende innerhalb der EU anbieten. Die W-IdNr. hingegen ist ein Identifikationsmerkmal, das alle Unternehmen in Deutschland erhalten und primär für steuerliche Zwecke innerhalb Deutschlands verwendet wird.
Abgrenzung zur USt-IdNr., IdNr., Steuernummer und Wirtschaftsnummer
1. Abgrenzung zur Steuernummer
Nach Einführung der W-IdNr. bleibt die Steuernummer bestehen. Auf steuerlichen Vordrucken der Finanzbehörden ist diese auch weiterhin zu verwenden. Die Formulare werden allerdings mit der Zeit um die Angabe der W-IdNr. ergänzt. Voraussichtlich ist die Angabe aber bis zum 31. Dezember 2026 nicht verpflichtend.
2. Abgrenzung zur USt-IdNr.
Die W-IdNr. entspricht in ihrem Aufbau der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Zusätzlich hat die W-IdNr. aber das fünfstellige Unterscheidungsmerkmal (s. Aufbau der W-IdNr.). Die bis zum 30.11.2024 vergebenen USt-IdNummern entsprechen den jeweiligen W-IdNummern. Die Betroffenen erhalten in diesem Fall keine weitere Mitteilung.
Beispiel:
- USt-IdNr.: DE123456789 => W-IdNr.: DE123456789-00001
Inhaltlich unterscheiden sich die Nummern allerdings wie folgt: Die USt-IdNr. wird weiterhin für grenzüberschreitende Geschäfte in der EU genutzt und hat somit eine spezifische Rolle im EU-Binnenmarkt. Dahingegen wird die W-IdNr. für steuerliche und wirtschaftliche Zwecke im Inland verwendet.
Eine gesonderte Beantragung der USt-IdNr. ist jedoch auch neben der Vergabe der W-IdNr. erforderlich.
3. Abgrenzung zur IdNr.
Die IdNr. identifiziert eine natürliche Person nach § 139a AO im Verwaltungsverfahren und bleibt auch neben der W-IdNr. bestehen. Die IdNr. wird jeder natürlichen Person in Deutschland zugeteilt, die W-IdNr. hingegen nur im Falle der wirtschaftlichen Tätigkeit.
4. Abgrenzung zur bundeseinheitlichen Wirtschaftsnummer
Die W-IdNr. gilt zeitgleich auch als bundeseinheitliche Wirtschaftsnummer nach dem Unternehmensbasisdatenregistergesetz.
5. Darstellung der Steuernummer im Mitteilungsschreiben der W-IdNr.
Die Steuernummer der wirtschaftlichen Tätigkeit bzw. des Betriebes wird im Mitteilungsschreiben der W-IdNr. im vereinheitlichen Bundesschema zur elektronischen Übermittlung als 13-stellige Steuernummer dargestellt.
Vom jeweiligen Finanzamt wird die Steuernummer überwiegend im Standardschema der Länder dargestellt. Das Format ist dabei abhängig vom Bundesland.
Hier oder nachfolgend unter Download finden Sie eine Tabelle des BZSt, mit deren Hilfe Sie bei Bedarf eine Umschlüsselung der auf dem Mitteilungsschreiben enthaltenen Steuernummer in das Ihnen vom Finanzamt bekannte Format vornehmen können.
Sollten Sie hierzu Fragen haben, stehen Ihnen gerne
- Herr Kay Uwe Erdmann, (Of Counsel Rechtsanwalt im Gesellschaftsrecht) und
- Herr Sebastian Kutzner (Geschäftsführer, Rechtsanwalt im Steuerrecht)
jederzeit gerne zur Verfügung.
